AVANT-PROPOS ou MOT DU GERANT
Depuis belle lurette, nous partageons la réalité avec une pratique qui malheureusement est une véritable antivaleur et un frein à la compétitivité et à la méritocratie qui restent toutes deux des valeurs toujours prônées dans le monde des affaires. Cette pratique est donc la « corruption » ; un mal qui gangrène toute planète.
La corruption est un délit. Elle donne lieu à des sanctions pénales sévères pour les sociétés impliquées, et des sanctions pénales et disciplinaires tout aussi sévères pour toute personne (cadre ou employé) impliquée.
La position de IMF Bisou Bisou sur la corruption au sens large est claire : le fait de proposer, payer, autoriser, solliciter ou accepter, le tout directement ou indirectement, des sommes ou des avantages illégaux constitue non seulement des pratiques de corruption, mais aussi et surtout celles intolérables.
IMF Bisou Bisou se veut bâtisseur de son propre succès sur fond de sa réputation de partenaire technologique et commercial honnête et fiable que la société se donne le devoir de pérenniser. La plupart de nos investissements et de nos relations commerciales survivent aux changements de personnes, de gouvernement et même de régime politique. Tout profit résultant d’une activité commerciale obtenue de façon malhonnête sera plus qu’effacé par le préjudice porté aux objectifs stratégiques et à la réputation de IMF Bisou Bisou sur le long terme.
Veuillez lire cette Politique attentivement. Il est primordial que vous vous conformiez à l’esprit et à la lettre des principes et procédures détaillés dans ce document lorsque vous agissez pour le compte de IMF Bisou Bisou, et ce, dans toutes les juridictions. Les instructions et exigences de la présente Politique doivent être respectées, et toute suspicion de violation, réelle ou probable, de cette dernière ou de lois anti-corruption doit être soulevée ou signalée de la manière détaillée ci-après.
Paul ODIMBA Managing Director IMF Bisou Bisou
INTRODUCTION
La présente Politique anti-corruption est destinée à IMF Bisou Bisou et à ses filiales, et s’applique à tous les Employés sans exception. Il s’agit notamment des dirigeants, des administrateurs et autres gestionnaires, de tous les employés de la Société, de ses filiales et de ses sociétés affiliées ainsi que des membres du conseil d’administration.
La corruption institutionnelle est de plus en plus fréquentes ces dernières années et il est désormais essentiel pour les entreprises et autres organisations de mettre en place des dispositifs efficaces de dissuasion afin de lutter contre ce fléau de renommée mondiale.
Les autorités de la République Démocratique du Congo ont démontré au travers d’une série de mesures prises qu’ils attachent une très grande importance à l’éradication de la corruption dans le pays en édictant des lois et dispositions légales anti-corruption assorties d’un mécanisme étatique ayant pour objectif de détecter les agissements susceptibles d’être considérés comme relevant de la corruption ou d’une infraction y assimilée ; et d’initier des poursuites judiciaires contre leurs auteurs ainsi que leurs complices.
C’est donc en vertu de tout ce qui précède que IMF Bisou Bisou met en place un mécanisme interne de lutte contre la corruption sous toutes ses formes.
COMPRENDRE LA CORRUTPTION
L’octroi illégal d’avantage est une forme de corruption. Dans son acception la plus simple, la corruption est l’utilisation détournée de ses fonctions en échange d’un avantage personnel.
La corruption est un avantage financier ou tout autre bénéfice d’une autre nature, offert, fourni, autorisé, demandé ou reçu, incitant quelqu’un à abuser de ses fonctions ou l’en récompensant, ou dont le fait de le recevoir constitue en lui-même une conduite inappropriée.
Dans certaines juridictions, la corruption peut être considérée comme le simple fait d’octroyer une somme ou un avantage à un employé, ou à une personne employée en qualité d’agent, s’il existe un risque que son acceptation soit dissimulée à l’employeur. Un avantage peut être de l’argent, toute offre, promesse ou don de chose ayant de la valeur ou un octroi d’avantage quelconque. Cet avantage n’est pas forcément de grande valeur. Il peut s’agir de distractions, de voyages, de programmes incitatifs, d’incitations à la signature, d’une offre d’emploi ou de stage, de surfacturation de fournisseurs gouvernementaux, de ristournes ou de « dessous de-table » en relation avec des services fournis à IMF Bisou Bisou. Il peut également s’agir d’avantages non physiques tels que des renseignements ou une assistance dans l’obtention d’un bénéfice ou avantage.
COMMENT ÉVITER LA CORRUPTION OU ADOPTER UNE APPROCHE DE TOLÉRANCE ZÉRO
En général, la corruption peut être évitée. Chaque Employé doit s’armer de la fameuse politique de tolérance zéro face à toutes les formes de corruption, notamment les pots-de-vin, les commissions occultes et les paiements de facilitation. Ainsi donc nous appelons nos employés à suivre les recommandations suivantes :
- Ne jamais offrir, verser, demander, ni recevoir de pots-de-vin ou de commissions occultes, même si la demande est faite par un gestionnaire principal ou toute autre personne ;
- Ne jamais s’adonner à des activités frauduleuses ou malhonnêtes ;
- Ne jamais autoriser d’activités de corruption ou de comportements illicites, et ne jamais fermer les yeux sur un comportement potentiellement frauduleux de ses subordonnés ou de tiers qui agissent au nom de la Société ;
- Ne jamais s’adonner à des activités qui pourraient favoriser la corruption, notamment, ne jamais rédiger d’accords illégaux, préparer des réclamations frauduleuses, falsifier des preuves ni faire de faux témoignages dans le cadre de poursuites judiciaires ;
- Ne jamais camoufler quelque activité de corruption ou qui ressemble à de la corruption.
- Si un client, un agent ou une personne associée, entretient une relation personnelle ou professionnelle proche (que ce soit comme employé, contractuel, associé, membre de la famille ou connaissance proche) avec la société ou, dans le cas d’une société, si cette dernière est détenue en propriété véritable par un gouvernement, un fonctionnaire ou tout autre tiers pertinent (tel qu’un client potentiel) ;
- Lorsqu’un client, un agent ou une autre personne associée a été recommandé par un fonctionnaire ou par tout autre tiers pertinent (tel qu’un client) ;
Il est utile de savoir quelles situations pourraient favoriser la corruption pour les éviter et les prévenir. En général, les activités ou les comportements suspects ou étranges dans le cadre d’un appel d’offres ou d’une transaction commerciale doivent toujours être pris au sérieux, surtout si des responsables gouvernementaux ou des fonctionnaires sont impliqués.
Si vous avez le moindre doute quant à un paiement effectué ou reçu, si vous pensez qu’une procédure particulière peut constituer une violation de la législation anti-corruption ou des principes détaillés dans la présente politique, ou si vous suspectez qu’une violation de la législation anti-corruption est en cours, ou va être commise, vous devez en faire part à votre supérieur (en souhaitant qu’il ne soit pas l’objet de votre suspicion ou de votre démarche), au Responsable Administratif.
INTERVENIR EN CAS DE CORRUPTION
Les membres de la Haute Direction prennent toutes les précautions pour éviter les situations qui entrainent la Société et ses Employés dans des actes de corruption.
Les Employés qui agissent de bonne foi et dans l’intention de se conformer aux normes commerciales de la Société recevront toujours son appui. Cependant, malgré toutes les précautions, il reste possible que des Employés soient confrontés à des situations difficiles.
Si une demande de verser un pot-de-vin ou un paiement de facilitation est faite, ou si un employé se fait demander de participer à un système de commissions occultes, il doit envisager les mesures suivantes :
- Refuser poliment de donner suite à la demande. Dans ces circonstances, il est important de traiter la personne qui demande le pot-de-vin (habituellement un fonctionnaire) avec courtoisie, car il sera alors plus susceptible d’agir de la même façon ;
- Si la personne persiste à demander un pot-de-vin, il faut l’informer de la politique de tolérance zéro de la Société et des lois internationales et locales sur la lutte contre la corruption auxquelles elle est assujettie ;
- Insister pour que les demandes de pots-de-vin soient faites par écrit ;
- Tenir un registre détaillé des événements et avoir des témoins, si possible ;
- Signaler immédiatement l’incident au Responsable Administratif.
Si un Employé soupçonne qu’un collègue ou l’un des partenaires commerciaux de la Société est impliqué dans des comportements potentiellement corrompus, il devrait prendre les mesures suivantes :
- Consigner l’information et les détails ;
- Signaler immédiatement l’incident au Responsable Administratif.
Un Employé qui estime que signaler un pot-de-vin, une commission occulte ou un paiement de facilitation reçu par un collègue, un supérieur ou toute autre partie doit être fait de manière anonyme, peut rapporter l’activité douteuse en adressant un courrier anonyme ou message anonyme au Responsable Administratif de la société. L’auteur n’aura pas l’obligation de s’identifier et pourra conserver l’anonymat.
ABSENCE DE SANCTION EN CAS DE DENONCIATION
Aucun employé ne subira de rétrogradation, de sanction ou d’autre mesure disciplinaire pour avoir signalé une éventuelle violation de la présente Politique, ou pour avoir refusé d’effectuer un versement illégal, même si ledit refus se traduit par une perte d’activité pour IMF Bisou Bisou.
FORMATION
Tous les cadres et les employés de IMF Bisou Bisou concernés (de manière permanente ou temporaire) doivent régulièrement recevoir une formation adéquate en la matière et sur les politiques et procédures qui s’y rapportent. Tout nouveau cadre ou employé recevra une telle formation dans le cadre de sa période d’intégration. La nature et l’étendue de ladite formation seront définies selon l’unité d’affaires de rattachement de l’employé et tiendront compte des risques associés à ses fonctions au sein de son unité. Des archives de toutes les formations suivies par les dirigeants et les employés sont conservées par le responsable du service Conformité ou les Ressources Humaines.
VIOLATION DE LA LEGISLATION ANTI-CORRUPTION OU DES PRESENTES REGLES ET DIRECTIVES
IMF Bisou Bisou attache une très forte attention à toute violation de la législation et règlementation anti-corruption applicable, des directives de la présente Politique ou des Directives de IMF Bisou Bisou relatives à la diligence raisonnable vis-à-vis des tiers.
Si un nombre jugé suffisant d’indices indiquent une conduite délibérée ou une faute grave, ladite violation peut entraîner le licenciement.
IMF Bisou Bisou n’hésitera pas à se porter en justice. Cependant, la société veillera à ce que les violations aient fait l’objet d’une enquête impartiale et que le personnel concerné ait le droit de s’expliquer.
Les employés de IMF Bisou Bisou ayant violé la législation anti-corruption applicable s’exposent à des poursuites civiles et pénales.
S’agissant des tiers, la violation de la présente Politique entraînera la résiliation de la relation commerciale avec IMF Bisou Bisou. Le service d’audit interne de IMF Bisou Bisou conduira des évaluations périodiques du risque (non financier), incluant les évaluations des archives constituées par les unités d’affaires relatives à la conformité.